Oto kolejna część rozmowy z Ryanem Andersonem (Vice President, Global Research & Insights w MillerKnoll) oraz Josephem Whitem (Director of Design Strategy w MillerKnoll). Tym razem Ryan Anderson opowiedział nam o tym, jak digitalizacja zmienia sposób wykonywania zadań związanych z codziennymi obowiązkami zawodowymi. I dlaczego projektując przestrzeń pracy, warto uznać wpływ wszechobecnej technologii.

Pandemia stała się potężnym akceleratorem zmian modeli i metod pracy. Praca zdalna, praca hybrydowa, wszelkiego rodzaju spotkania on-line są dziś powszechne. W jaki sposób aranżacja biur i ich wyposażenie podążają za tymi zmianami?

Ryan Anderson: Zacznijmy od tego, co działo się na chwilę przed pandemią. Wiele nowoczesnych projektów biurowych wciąż opierało się na starych założeniach – to w biurze dostępna jest technologia niezbędna do wykonywania pracy i trzeba tam przyjść, aby z niej korzystać. Decydowano się na wyposażenie miejsc pracy w komputery stacjonarne na kolejne 20 lub 30 lat. Ludzie pojawiali się tam, gdzie była technologia. To przez lata ukształtowało wiele założeń dotyczących sposobu wykonywania pracy. Poruszaliśmy się w granicach tych samych pokojów, tych samych grup ludzi, w tej samej przestrzeni, pracujących w tym samym czasie. To była wspólna, zsynchronizowana praca. Ale możliwości zmiany widać było już kilkanaście lat temu.
Sieci wi-fi zaczęły pojawiać się w różnych przestrzeniach około 2004-2005 roku. Od tego momentu rozwija się praca zdalna, czyli wykonywana poza biurem. Pamiętam, że zacząłem wtedy widywać osoby siedzące z laptopami w kawiarniach i pracujące. To było coś, co wcześniej po prostu było niemożliwe. Od tamtej pory nastąpił ogromny postęp. Jeśli pomyślimy o takich platformach jak Gooogle Docs czy Slack to one diametralnie zmieniły pracę zespołową: dzięki nim nie musi się już ona odbywać w tym samym czasie i miejscu. Możemy współpracować z różnych miejsc i o różnych porach, co określamy współpracą asynchroniczną.
Tak więc te zmiany i wsparcie pracy zdalnej były już bardzo zaawansowane przed pandemią. Ale jej wybuch i to, że ludzie zostali zmuszeni do pracy z domów, z odległych miejsc, sprawiły, że cyfrowa transformacja gwałtownie przyśpieszyła. Liczba spotkań na Microsoft Teams i Zoomie w ciągu trzech pierwszych miesięcy pandemii zwiększyła się niewyobrażalnie. Niestety nie oznaczało to, że ludzie wiedzieli jak korzystać z tych narzędzi efektywnie. To, co wtedy obserwowaliśmy, wyglądało jak próba przełożenia doświadczenia pracy w biurze na wideo i było naprawdę wyczerpujące. Uczestniczenie w telekonferencjach nawet 8 godzin dziennie powodowało ogromne zmęczenie i przeróżne problemy. Było bardzo ograniczające. Niektóre firmy przepracowały odpowiednio tę kwestię i obecnie korzystają z technologii w bardziej zbalansowany sposób. Inne nadal nadużywają wideo.
Wracając jednak do pytania, najważniejsze jest to, że praca staje się coraz bardziej zdigitalizowana, bezprzewodowa, uwolniona. Materiały i informacje, z których korzystamy, konwersacje, które prowadzimy, mogą znajdować się w chmurze. Tym samym biuro staje się przestrzenią, która wspiera cyfrową pracę. I naprawdę nie sądzę, że teraz, gdy biura znów się otwierają, chcemy wyciągać zgromadzone dane i informacje z chmury i umieszczać je z powrotem na firmowych serwerach. Niekoniecznie chcemy, aby ktoś pisał na ustawionej w biurze tablicy, gdy dwie lub trzy osoby, które nie znajdują się na miejscu, tego nie widzą. Nie chcemy, aby kluczowe decyzje były podejmowane podczas rozmów na korytarzu, ponieważ w biurze są osoby, które nie mogą być w nie włączone. Musimy myśleć o przestrzeniach – bez względu na to, gdzie się znajdują – jako o miejscach wspierających różne nowe aktywności związane z pracą, aktywności, które zawsze wykorzystują element cyfrowy.
Nie oznacza to, że przestrzeń nie jest ważna. W rzeczywistości jest krytycznie ważna – nie tylko biuro, ale także miejsce pracy w domu i inne miejsca, w których ludzie wykonują swoje zawodowe obowiązki. Tak naprawdę przestrzeń do pracy staje się miejscem wspierania poszczególnych grup przy wykorzystaniu technologii w sposób o wiele nowocześniejszy niż ten, o którym do niedawna myśleliśmy. Ma to swoje praktyczne implikacje, jak konieczność znalezienia wi-fi, czy miejsca zasilania do obsługi urządzenia, gdziekolwiek jesteśmy. Powinniśmy myśleć o wideo i jego wykorzystaniu w pomieszczeniach biurowych, jednak wiele osób nadal będzie używać go indywidualnie. Systemy wideo, które rozwinęły się w 2020 roku, nie były przeznaczone do rozmów w grupach. Zostały zaprojektowane tak, aby prowadzić indywidualne konwersacje. Będziemy widzieć coraz więcej osób biorących udział w rozmowach wideo wyłącznie przy użyciu swoich osobistych cyfrowych urządzeń.
Myślę więc, że biura są w połowie drogi. Większość sal konferencyjnych była wyposażona w jakąś kamerę wideo i istniały pewne założenia dotyczące sposobu działania interakcji wideo. Ale dziś ludzie mogą korzystać z technologii indywidualnie lub w grupach w naprawdę płynny sposób. I co warto podkreślić – nie potrzebują do tego wymyślnych rozwiązań, z których nie będą umieli korzystać. Wybierają bardzo intuicyjne, proste doświadczenia ze swoimi osobistymi urządzeniami w dowolnym miejscu w biurze. Wyznacza to więc zupełnie inny standard niż kiedyś. Musimy uznać, że współczesna praca jest zdigitalizowana i że przestrzeń biurowa musi ją wspierać. Ale wszystko tak naprawdę zaczyna się od pojedynczych urządzeń, które są w naszych torebkach, plecakach czy kieszeniach.