W tym roku mieliśmy niepowtarzalną okazję do rozmowy z dwójką znakomitych ekspertów w dziedzinie projektowania biur i ich wyposażenia. Byli to Ryan Anderson, Vice President, Global Research & Insights w MillerKnoll oraz Joseph White, Director of Design Strategy w MillerKnoll. Dyskutowaliśmy o zmieniającej się roli biura, wpływie tych zmian na organizację pracy, a także odpowiedzialności marki MillerKnoll związanej ze zrównoważonym rozwojem. Skrócona wersja tego wywiadu ukazała się na łamach “Salonu Polityki” nr. 11. Na blogu – w częściach – zaprezentujemy Wam jego pełną wersję. Na początek bardzo aktualny temat powrotu do biur po przerwach spowodowanych pandemią. Jak obserwuje Ryan Anderson, “biura stają się zasobem wykorzystywanym na żądanie“. Z czym wiąże się ta perspektywa i jak wpłynie na zmianę projektowania przestrzeni pracy?

Trwa okres wielkiego powrotu do biur. Co powinno się tam zmienić, by pracownicy chętniej do nich wracali? Na co powinni zwrócić uwagę managerowie?

Ryan Anderson: MillerKnoll jest jednym z założycieli i członków konsorcjum badawczego Future Forum. Co kwartał przeprowadza ono badania 10 tysięcy pracowników umysłowych z całego świata. 79% z nich oczekuje więcej elastyczności w kwestii tego, gdzie mogą pracować – a więc nie tylko w biurze – a 94% z nich w kwestii tego, kiedy mogą pracować. Chodzi więc o przemyślenie całej tradycyjnej koncepcji tygodnia pracy i uwzględnienie różnorodności życiowych priorytetów. Na przykład część ludzi opiekuje się dziećmi lub starszymi rodzicami i to powoduje, że woleliby nie musieć spędzać czasu w biurze w ściśle określonych godzinach. Chcą więcej autonomii w określaniu tego, kiedy będą tam najbardziej produktywni.

Biura stają się bardziej zasobem wykorzystywanym na żądanie. Są ważnym, może nawet najważniejszym miejscem, gdzie wykonujemy pracę, ale nie jedynym. W związku z tym powinny zacząć skupiać się na tych doświadczeniach, które nie są równie dostępne i dobrze wspierane w innych miejscach. Wiemy, że dla niewielkich zespołów bardzo wygodne są na przykład krótkie spotkania na Zoomie, ale wideo nie jest odpowiednim narzędziem do spontanicznego, pogłębionego czy długotrwałego spędzania czasu przy pracy nad projektami i rozwiązywaniu problemów. Musimy więc zmienić sale konferencyjne na sale pracy zespołowej, przemyśleć rolę stref socjalnych w biurach, tak, by pomagały integrować zespoły i spędzać komfortowo czas. Po prostu musimy pracownikom pokazać, że w biurach mogą liczyć na jakościowe interakcje, które trudno zyskać, gdy korzystamy wyłącznie z technologii. To dobry punkt wyjścia.

Z badań, jakie prowadzimy, wynika, że możliwość pełnego skupienia się na pracy w domu wciąż stanowi największe wyzwanie. Nie chodzi tu o to, że w domu nie możemy się skoncentrować. Po prostu jest tam znacznie więcej rozpraszających bodźców, na przykład dzieci czy domowe zwierzęta. Pracownicy są świadomi tego, że to właśnie biuro wspiera możliwość pełnego skupienia się na wykonywanych obowiązkach. Jednak w mojej opinii współczesne przestrzenie pracy nie są do tego dobrze przystosowane. Open space, morze biurek, tradycyjne sale konferencyjne – to nie są rozwiązania wspierające pracę w skupieniu. Ludzi to nie przyciąga. Wiedzą, że mają inne możliwości. Myślę więc, że kluczem do tego, aby szukać przestrzeni do cichej pracy jest zmiana myślenia, zarówno managerów, jak i samych pracowników. Ci pierwsi, powinni myśleć o biurze, jak o produkcie, a o pracownikach jak o klientach. Muszą zadawać sobie pytania: czego potrzebują, jak możemy dostosować to, co mamy?

W mojej pracy zwykle nie namawiam do całkowitej zmiany aranżacji biura. Wolę dostosować do zmienionych potrzeb to, co już jest. Zawsze upewniam się, że wspieramy te doświadczenia, których ludziom brakuje. Dopiero wtedy wchodzę w fazę realizacji. Mam wrażenie, że managerowie nie są przyzwyczajeni do bezpośredniej komunikacji z pracownikami, którzy z biur korzystają. A w tym widzę sedno budowania coraz lepszych miejsc pracy. Dzięki takiej wymianie opinii pracownicy zrozumieją, że biura to nie tylko punkt, w którym muszą się codziennie stawić. Będą świadomi, że to przestrzeń zaprojektowana po to, aby wspierać ich pracę i dostarczać codziennie pozytywnych doświadczeń.