Spotkanie zamiast konferencji, dyskusja zamiast odprawy i odgórnego zarządzania… W poszukiwaniu nowych, bardziej efektywnych sposobów zarządzania i organizacji pracy, coraz częściej dochodzimy do wniosku, że najbardziej kreatywne, sprawne i skuteczne są małe zespoły, które mogą się często i bezpośrednio komunikować. Tylko jak przygotować biuro, by umożliwić im efektywną pracę?
Od zamkniętych pokoi, w których pracowały pojedyncze osoby lub co najwyżej 2-3 osobowe zespoły, przeszliśmy szybko do przestronnych open space’ów, mieszczących nawet dziesiątki biurek odgrodzonych (lub nie) jedynie przenośnymi ściankami. Niewątpliwie obie te formy zagospodarowania biurowej przestrzeni mają swoje wady i zalety, mają też zagorzałych przeciwników i gorących zwolenników. Każda z nich dostosowana jest do zupełnie innej organizacji pracy. Która pasuje do tych uznawanych obecnie za najbardziej skuteczne? Jak wynika z licznych badań (i praktyki) – żadna i… obie. Najlepiej sprawdzają się bowiem hybrydy, łączące zalety obu.
Dynamiczne reagowanie
Jeśli tylko przyjrzymy się bliżej najbardziej obecnie popularnym systemom pracy na czele z agile, specyfika realizowanych projektów wygląda dziś zupełnie inaczej, niż jeszcze kilka lat temu. W dobie dynamicznego rozwoju technologii i jeszcze szybszego przepływu informacji, zadania realizowane dziś w organizacjach są zazwyczaj krótkoterminowe. Trudno się temu dziwić – długoterminowych planów w wielu dziedzinach nie sposób tworzyć ze względu na wysoką zmienność otoczenia. To zaś implikuje konieczność dużej elastyczności, innowacyjności, ciągłego dostosowania się i stałej komunikacji. Żadna duża, sztywna struktura nie sprosta takiemu zadaniu.
Miejsce dla zespołu
Coraz częściej w firmach do realizacji konkretnych projektów, tworzone są kilkuosobowe zespoły, które istnieją tak długo, jak długo realizowany jest projekt. Co ważne, członkowie takich zespołów, jednocześnie mogą i często należą równolegle do innych grup, pracujących nad innymi zadaniami. Każdy z pracowników ma swoje miejsce pracy, ale równocześnie każdy zespół potrzebuje swojego. Czy każdy powinien dysponować odrębną salą konferencyjną? Absolutnie nie. Oznaczałoby to niewyobrażalne marnotrawstwo przestrzeni. Rozwiązaniem są nowoczesne sale konferencyjne. Przy czym pisząc „nowoczesne” mamy na myśli nie „wyposażone w najnowszej generacji sprzęt elektroniczny” czy „urządzone zgodnie z najnowszymi trendami”. Mowa o salach czy raczej miejscach dostosowanych do nowych form pracy. Miejscach, w których na krótki czas – godzinę, pół – zgromadzić się może zespół, by przedyskutować konkretne kwestie, podjąć decyzje i… rozejść się do swoich biurek.
Biuro w biurze
W przypadku dużych firm, takich miejsc krótkotrwałych, ale stosunkowo częstych spotkań może być wiele. Nie muszą to być odrębne pomieszczenia. Wystarczą umiejętnie wydzielone, np. za pomocą odpowiednich mebli niewielkie przestrzenie. Sprawdzają się w tym celu zwłaszcza lekkie budki akustyczne w rozmiarze L czy XL oraz wysokie meble tapicerowane typu high back. Dobrym przykładem tych drugich jest nowość firmy Naughtone, boks Pullman. Ta nazwa jest nieprzypadkowa, ponieważ twórcy tego mebla inspirowali się luksusowymi przedziałami kolejowymi. Pullman może pomieścić wygodnie 4 (wersja mniejsza) lub 6 osób (wersja większa), jest wyposażony w stolik, dyskretnie okablowany, możemy w nim umieścić tablicę magnetyczną lub zamontować telewizor do pokazywania prezentacji. Innym ciekawym rozwiązaniem firmy Naughtone jest Hue – to modułowy system siedzisk który pozwala dzielić i zagospodarowywać przestrzeń tworząc miejsca do spotkań – nawet w niewielkich, nieustawnych przestrzeniach. Może mieć wysokość klasycznej sofy lub hokera – co dodatkowo podkreśla nieformalność aranżacji. Sofy, boksy i fotele high back znajdziemy także w bestsellerowej kolekcji Muuto Outline. Warto je wziąć pod uwagę, gdy szczególnie zależy nam na eleganckiej, harmonijnej aranżacji biura, bowiem w tej samej kolekcji znajdziemy też zwykłe sofy, fotele i ławy tapicerowane wysokiej jakości tkaninami lub skórą. Te wysokie tapicerowane meble, tworzą jakby mini biura w biurze. Wysokie oparcia sof i foteli pozwalają zespołowi pracować w spokoju i… ciszy, gdyż izolują biurowe hałasy.
W ciszy
Tam, gdzie otoczenie jest bardziej hałaśliwe, tematy poufne, a burze mózgów to przede wszystkim burze, bardziej funkcjonalne mogą okazać się w całości zamknięte budki akustyczne, takie jak na przykład Space L od Mute Design. Staranne wykonanie i dobór materiałów oraz odpowiednie oświetlenie sprawiają, że w tej 4-osobowowej budce można wygodnie prowadzić spotkania czy wideokonferencje. Podstawowe wyposażenie tych boksów stanowią: cicha, mechaniczna wentylacja, wysokiej jakości oświetlenie LED o barwie naturalnej, dostosowanej do pracy biurowej oraz mediaport. W wyposażeniu dodatkowym dostępne jest m.in. nagłośnienie mono lub stereo do odsłuchu dźwięków z urządzeń mobilnych (poprzez Bluetooth).
Z kawą w ręku
Innym przykładem mebli, które sprawdzają się w aranżacji biurowych miejsc spotkań są modele łączące siedziska ze stolikami, na których odłożyć można laptopa czy notatki. I one – jak np. kolekcja chillout firmy Tacchini występują w wariancie z wysokimi tapicerowanymi „plecami”. Projekt Gordona Guillaumiera wyróżnia także możliwość komponowania sof high-back z biurkami w bardzo efektowne ustawienia. Oryginalne, krągłe kształty mają też stoliki i meble tapicerowane z kolekcji Nest firmy Plus Halle. Znajdziemy w niej zarówno standardowej wysokości fotele, stoliki, sofy i high-backi, jak i takie o wysokości hokerów. Dodatkowo stoliki i bazy mebli tapicerowanych występują w dwóch wersjach: drewnianej i metalowej.
Warto podkreślić, że systemy obejmujące wysokie stoły i hokery oraz sofy cieszą się dużą popularnością. Wprowadzają zdecydowanie nieformalny, kawiarniano-barowy klimat do biur, a jednocześnie sprzyjają dynamicznej pracy. Systemy mebli na wysokich nogach, umożliwiają swobodne dołączenie do spotkania przechodzącym obok ludziom. Zarówno siedzące osoby, jak i stojące prowadząc wtedy rozmowę mają kontakt wzrokowy na tym samym poziomie. Jest to istotny aspekt psychologiczny (brak dominacji któregokolwiek z rozmówców), wpływający na dobre samopoczucie interlokutorów.
